促進遠距團隊溝通的 7 個關鍵原則

經過史派克團隊,更新於 2023 年 5 月 13 日, 閱讀時間 8 分鐘

如果您還沒有意識到,遠端團隊將繼續存在。面對新冠病毒大流行,人們普遍認為是臨時解決封鎖限制的辦法現在已經發展和演變,成為業務運營結構的一部分,甚至在許多情況下取代了傳統的、有時是限制性的辦公室結構。

 

然而,隨著快速變化而來的是企業和個人現在意識到的新挑戰。遠距團隊溝通是最大的溝通之一,管理者和員工必須在日常活動中考慮一系列新的考慮因素。

 

毫無疑問,有效的溝通是良好協作和提高生產力的關鍵,但我們如何幫助地理位置分散的團隊成員進行溝通和協作?這些是許多企業現在問自己的問題,當加上圍繞團隊溝通的常見挑戰時,它們很快就會變得一團混亂!

 

好消息是,透過堅持七個核心原則,您可以有效地建立一個蓬勃發展的遠端團隊,輕鬆溝通和協作,優化您的專案並提高員工滿意度,同時不斷提高團隊活力。請繼續閱讀以了解更多資訊。

 

 

原則一:建立清晰的溝通管道

遠端團隊高度依賴清晰的溝通管道,這些管道利用直覺的工具,無需太多的應用程式切換即可存取和使用。想想看,如果您有十種不同的通訊工具,那麼訊息遺失的可能性比使用一種工具高十倍。這是基礎數學。

 

然而,使用單一工具並不總是可行,因為溝通可能會跨多個管道進行。這意味著電子郵件、即時訊息、視訊會議、專案管理工具、任務和待辦事項清單、文件編輯以及協作腦力激盪空間。

 

好消息是,Spike 可以實現這一目標以及更多目標,而會話 泰國電話號碼 電子郵件在電子郵件和即時訊息之間取得了完美的平衡。它允許您的團隊在需要時進行同步和非同步通信,並具有視訊會議功能、任務和待辦事項以及共享日曆,使您的團隊能夠保持聯繫並有效協作。

 

無論您決定單獨使用 Spike 還是想引入其他工具進行遠端團隊溝通,定義每個管道的目的並鼓勵溝通的一致性至關重要。這意味著使用不同的溝通管道來服務不同的目的。例如,電子郵件可能最適合較長、更正式的訊息,而即時訊息可能更適合快速、非正式的溝通。做出這種區分可以幫助團隊成員優先考慮需要解決的問題和時間。

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原則二:設定期望和界限

由於許多遠距團隊的工作時間不同,甚至在不同的日期工作,因此必 瑞士 電話號碼 須為您的團隊設定要遵守的期望和界限。首先,明確定義團隊目標和個人職責有助於確保每個人都朝著相同的目標努力。這意味著您必須確保團隊中的每個人都了解自己的角色以及它如何為專案或團隊的整體成功做出貢獻。

 

接下來,明確定義工作時間和可用性必須是首要任務。遠端團隊工作具有團隊成員晝夜隨時發送和接收訊息的固有潛力。但是,不應期望任何人 24/7 全天候工作,讓團隊中的每個人都了解預期的工作時間和可用性是避免誤解並確保每個人有效合作的關鍵。

 

最後,遠距工作還有可能模糊工作和個人時間之間的界限,因此鼓勵您的團隊保持健康的工作與生活平衡至關重要。對工作量設定現實的期望,鼓勵團隊成員休息,在需要時離開工作,並優先考慮福祉和健康。

 

 

原則三:促進公開透明的溝通

 

由於遠端團隊並不經常(或永遠)有機會面對面交流,因此促進開放和透明的溝通非常重要,這在本質上可以取代非正式的工作聊天,而非正式的工作聊天通常會產生新的想法或有助於提高動力。鼓勵您的團隊成員自由分享想法和回饋有助於創造一個安全且包容的空間,讓每個人都能輕鬆表達自己的想法和意見。這是建立團隊信任的重要一步,有助於促進團隊內部的創新和創造力。

 

定期檢查和更新也有助於保持動力並確保每個人都了解自己的角色。安排定期的團隊會議和一對一的簽到,並引入進度報告,讓每個人都了解專案的進度和目標。視訊會議是實現這一目標的好方法;即使是一個簡單的電話也能讓一切變得不同。

 

然而,也許最重要的是,信任和責任對於遠端團隊內部開放和透明的溝通至關重要。當您的團隊掌握工作所有權並讓彼此負責按時完成任務並實現目標時,您可以確信您的專案正在有效地推進。

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原則四:強調積極傾聽
積極傾聽是一項在公司內部受到高度重視的軟技能,有助於與團隊成員建立信任並發展融洽的關係,同時保留您的意見,直到真正需要這些意見才能讓個人表達自己的想法和擔憂。然而,在數位通訊方面,積極傾聽可能是一個挑戰。

 

有效的虛擬聆聽需要集中註意力。要在虛擬環境中積極傾聽,重要的是要消除乾擾、保持目光接觸並避免在視訊通話時同時處理多項任務。嘗試解釋或總結演講者所說的內容,以確保您正確理解他們的觀點。

 

即時訊息傳遞可能更具挑戰性,而「積極傾聽」的關鍵是讓手指暫時離開鍵盤!即時訊息通常伴隨著思想的爆發,幾乎是意識流的風格,所以在你深入了解他們的問題的答案之前,讓你的團隊成員表達出他們的想法是很重要的!

 

此外,鼓勵團隊內部的同理心,以便成員能夠理解彼此的觀點並協作工作,同時確保考慮到非語言交流,例如面部表情和肢體語言。提示可能無法實現,因此請您的團隊使用表情符號或動畫在即時訊息和電子郵件中傳達非語言提示。

 

 

原則五:利用視覺傳達
視覺輔助工具可以顯著增強遠端通信,使其在傳達複雜的想法或數據時更具吸引力和效率。事實上,它是遠端團隊真正的超級力量之一,應該在任何可能和適當的時候使用它。您的團隊應該引入圖表、圖形、資訊圖表和圖像,以及視訊演示和動畫來傳達複雜的想法並吸引觀眾的注意力,使溝通更加難忘。

 

視訊會議和螢幕共享對於遠端團隊來說也是極其強大的工具。為了確保有效使用這些工具,請確保團隊成員擁有必要的技術並且視訊會議平台可靠。此外,確保共享螢幕清晰易懂,而不僅僅是一堆像素,並且團隊成員擁有存取共享螢幕的必要權限,這一點也至關重要。

 

最後,在建立簡報時,請確保使用清晰且易於閱讀的字體,避免螢幕上出現過多文本,並使用圖像和圖形來支援訊息或資料。請團隊成員事先練習演示,以確保內容和時間表準確,並刪除不必要的資訊。

 

 

原則 VI:鼓勵定期團隊協作
定期的團隊建立活動是在辦公室或遠端團隊內部建立聯繫和建立信任的關鍵。虛擬團隊建立活動可以透過虛擬問答遊戲、團隊午餐和虛擬歡樂時光等活動幫助培養社區意識,讓個人有機會在工作之外交流和談論自己的生活。

 

在工作方面,定期的團隊會議使每個人都保持一致,並允許團隊討論專案開發和問題。在這裡,重要的是鼓勵團隊成員透過提前分享進度報告和議程項目來準備會議,讓每個人都清楚了解會議的內容。

 

最後,引入腦力激盪會議既是一種富有成效又有趣的方式,可以促進創新並確保團隊成員的想法得到重視。在遠端團隊環境中,重要的是建立明確的目標,鼓勵所有團隊成員的參與,並使用虛擬白板或協作軟體等工具來捕捉這些想法,然後將其分配給個人以進一步發展。

 

 

原則七:持續評估與改善溝通
與在任何公司內部一樣,鼓勵成長心態對於遠距團隊的發展至關重要,引入流程改善方法可以在幫助您評估和改善遠距團隊溝通方面發揮很大作用。然而,此外,引入更傳統的方法來持續監控遠端團隊的運作方式也很重要。

 

例如,收集有關團隊成員溝通實踐的團隊回饋可以幫助以高效的方式確定需要改進的領域。畢竟,是您的團隊成員在進行溝通,如果他們覺得某個工具或方法不起作用,他們就會知道!調查、一對一對話和匿名回饋會議都可以用來收集此類有用的回饋。

 

收集回饋後,團隊成員和領導者可以確定改進領域,並根據影響和可行性確定優先順序。一些需要改進的領域可能包括澄清通訊協定、提供有關通訊工具的額外培訓或改進團隊會議議程。

 

此外,隨著團隊的發展和需求的變化,根據需要調整溝通策略也很重要。這意味著對團隊的長期溝通方式進行持續和富有洞察力的評估,並始終考慮添加新的溝通工具或調整團隊會議的頻率和形式的可能性。

 

 

遠距團隊溝通-最終決定
有效的溝通對於任何團隊的成功至關重要,對於探索新領域的遠端團隊來說尤其重要,因為越來越多的企業拒絕傳統的辦公室工作。這意味著我們討論過的開發遠距團隊溝通的七個原則應該構成您協作工作的核心。這些包括:
建立清晰的溝通管道
設定期望和界限
促進開放、透明的溝通
練習積極傾聽
利用視覺傳達
鼓勵定期團隊協作
持續評估和改進溝通
然而,值得注意的是,溝通實踐總是在不斷發展,遠距團隊必須能夠適應並願意嘗試新方法。鼓勵溝通實踐中的持續成長和學習是確保持續成功的關鍵,透過 Spike,您可以透過關注部落格並尋找利用我們強大的溝通平台的新方法來營造終身學習的環境。

 

欲了解更多信息,請立即下載 Spike 應用程式或聯繫團隊成員。

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